Looken

Outlook-Tool: Blitzschnelle Suche mit Looken

Looken erweitert das E-Mail-Programm Microsoft Outlook um eine vielseitige Suche. Die Software indiziert PST-Dateien, E-Mails, Anhänge, Termine, Aufgaben, Notizen und Kontakte.

Nach der Installation erstellt Looken zunächst einen Index der in Outlook enthaltenen Daten. Auf Wunsch untersucht die Software auch per Exchange-Server verknüpfte Ordner. Looken ergänzt Outlook um eine Toolbar, mit der man E-Mails durchsucht.

Mit Looken sucht man nicht nur anhand einzelner Suchbegriffe, sondern schränkt die Auswahl zusätzlich durch Kriterien wie Zeitspanne oder Dateiart ein. Optional nutzt man Looken als Desktop-Suche und durchkämmt dann auch nicht mit dem Mail-Client gespeicherte Dokumente nach Inhalten. Dazu nistet sich Looken in der System-Tray ein. Von dort aus greift man auf die Desktop-Suche zu.

Was kann Looken?

- Die Suchergebnisse werden übersichtlich in Tabs nach Typ (z.B. Mails, Anhänge, Kontakte, Termine etc.) präsentiert.Die Einfärbung in den Suchergebnissen trägt zur besseren Orientierung bei. So werden beispielsweise die eigenen E-Mails in Blau dargestellt, Suchbegriffe werden farblich markiert. Äußerst praktisch ist auch die Vorschau in den Suchergebnissen.

- Mit einem Klick können sogenannte Unterhaltungen in den Suchergebnissen angezeigt werden. Wenn also eine umfangreiche Mail-Konversation zu einem bestimmten Thema mit einem Kunden und vielleicht auch noch anderen Personen geführt wurde, können alle diese Nachrichten gemeinsam angezeigt werden. Unabhängig davon, in welchem Ordner sich eine Nachricht befindet.

- Die Suche kann beliebig erweitert oder – zur besseren Übersicht – auch eingeschränkt werden.

- Looken kann für die Suche in Netzwerken verwendet werden, denn es bezieht auf dem Exchange Server freigegebene Ordner und Archive in die Suche ein. Somit können freigegebene Daten, auf die mehrere Benutzer zugreifen, durchsucht werden.

- Falls vorhanden, können mehrere persönliche Ordner und Archive mit Looken durchsucht werden.

- Anhänge in Nachrichten werden in der Suche berücksichtigt.

- Regelmäßige Suchabfragen werden in einer Favoritenliste angezeigt. Damit muss ein häufiger Suchbegriff nicht eingetippt werden, sondern es genügt ein Klick auf die Suchanfrage.

- Die integrierten Gruppenrichtlinien ermöglichen die einfache Verwendung von Looken auch in großen Unternehmen mit zahlreichen Arbeitsplätzen. Mit diesen Gruppenrichtlinien kann der Administrator Looken zentral steuern und managen. So können von ihm Einstellungen und Änderungen zentral durchgeführt werden, ohne weitere erforderliche Adaptierungen an den einzelnen Arbeitsplätzen. Daraus resultiert – vor allem in großen Unternehmen – eine große Zeitersparnis.

- Mittels der Analytic-Funktion kann mit Looken die gesamte Mail-Korrespondenz über einen gewählten Zeitraum ausgewertet werden. So sieht man beispielsweise, wie oft man mit einem bestimmten Kunden im vergangenen Jahr per Mail korrespondiert hat.

Fazit:

Outlook ist in vielen Firmen Standard. Das liegt vor allem an den vielfältigen Funktionen rund um Microsoft Exchange und an dem übersichtlich gestalteten Terminkalender. Graue Haare wegen der Suche gehören Dank Looken der Vergangenheit an. Die Suche ist schnell, effizient und findet vor allem das, was man sucht.