Öffentliche Ordner

Outlook ist ein E-Mail Programm von Microsoft. Es wird gerne von Firmen benutzt, welche mehrere Niederlassungen haben. Mit Outlook kann man E-Mails empfangen und verwalten, sowie bereitgestellte Öffentliche Ordner durchsuchen oder Kontakte nutzen und sich auf die Suche nach Informationen begeben.

Der Vorteil von Outlook ist, dass zum Beispiel die Zentrale allgemeine Anfragen, Mails oder Dokumente in verschiedene öffentliche Ordner stellen kann. Dort werden sie separat von jeder Außenstelle, die an den Exchange Server angeschlossen ist, bearbeitet. Der öffentliche Ordner hat meist sehr viele Unterordner, welche die Suche nach einer bestimmten Information sehr erschweren kann.

Durch die übersichtliche Auflistung der Ordner, hat man beim Durchsuchen oftmals trotzdem Schwierigkeiten. Über Outlook kann man sozusagen immer mit der Zentrale oder dem Hauptsitz verbunden sein. Das macht das Kommunizieren oder den Austausch von Daten über große Entfernungen sehr einfach. Man kann zeitnah reagieren und erreicht somit alle Zweigstellen zeitgleich und alle Mitarbeiter haben den gleichen Informationsstand.

Die öffentlichen Ordner sind natürlich nur so öffentlich, wie das vorher festgelegt wurde. Der IT-Administrator kann über eine zentrale Rechtevergabe die Zugriffsrechte für Mitarbeiter festlegen.