Regeln

Das zweite Dialogfenster des Regel-Assistenten öffnet sich. Hier müssen Sie festlegen, welche Aktion ausgeführt werden soll, wenn die vorher definierten Bedingungen erfüllt werden. Legen Sie beispielsweise fest, dass eine Nachricht automatisch gelöscht wird.

1. Aktivieren Sie das Häkchen vor der Aktion, die ausgeführt werden soll.
2. Klicken Sie im unteren Fenster auf die unterstrichenen Werte.
3. Definieren Sie die Aktion genauer.
4. Klicken Sie auf Weiter.

Das nächste Dialogfenster des Regel-Assistenten öffnet sich. Hier müssen Sie festlegen, welche Ausnahmen bei Ihrer Regel gelten. Legen Sie hier z.B. fest, dass Emails mit dem Wort Wichtig im Betreff nicht automatisch gelöscht werden sollen. Gehen Sie wie gewohnt vor und klicken dann auf Weiter.

Das letzte Dialogfenster des Regel-Assistenten öffnet sich. Geben Sie Ihrer Regel jetzt einen eindeutigen Namen. Außerdem können Sie hier angeben, wie die Regel angewendet werden soll:

• Diese Regel jetzt auf Nachrichten anwenden – Vorsicht bei dieser Option! Die Regel wird dann auf alle Nachrichten im Posteingang angewandt, nicht nur auf neu eingehende Emails.
• Diese Regel aktivieren – Die Regel wird ab jetzt auf ankommende Emails angewandt.
• >Diese Regel für alle Konten erstellen – Die Regel gilt dann nicht nur für das aktuelle Konto, sondern für alle Ihre Konten.

Klicken Sie auf Fertig stellen, um den Regel-Assistenten zu schließen.

Nachdem Sie in den letzten Artikeln einen Überblick über die prinzipielle Funktionsweise von Regeln bekommen haben, lernen Sie heute, wie man eine neue Regel mit dem Regel-Assistenten erstellt.

1. Öffnen Sie den Email-Ordner.
2. Klicken Sie auf Start/ Regeln/ Regeln und Benachrichtigungen verwalten.

Das Dialogfenster Regeln und Benachrichtigungen öffnet sich. Hier erhalten Sie eine Übersicht über bereits vorhandene Regeln, können Regeln ändern oder neue Regeln erstellen.

1. Klicken Sie auf Neue Regel.

Der Regel-Assistent öffnet sich. Er ist in 2 Fenster untergliedert, die die verschiedenen Arbeitsschritte beinhalten. Im 1. Schritt – also im ersten Fenster – müssen Sie auswählen, von welcher Art die neue Regel sein soll:

• Den Überblick behalten: möchten Sie mithilfe der neuen Regel Nachrichten eines bestimmten Absenders in einen bestimmten Ordner verschieben oder für die Nachverfolgung kennzeichnen?
• Auf dem Laufenden bleiben: möchten Sie beim Empfang bestimmter Nachrichten über einen bestimmten Sound informiert werden oder sich bestimmte Nachrichten aufs Handy weiterleiten lassen?
• Regel ohne Vorlage erstellen: möchten Sie eine völlig neue Regel erstellen, ohne dass schon irgendwelche Voreinstellungen vorgenommen wurden?

Je nachdem, welche Art Sie für die neue Regel gewählt haben, erscheinen im zweiten Fenster – dem 2. Schritt – passende Bedingungen. Außer natürlich, wenn Sie die Art Regeln ohne Vorlage erstellen gewählt haben.

1. Klicken Sie im unteren Fenster auf die unterstrichenen Werte – beispielsweise einer Person/Verteilerliste.
2. Wählen Sie nun die Person oder Verteilerliste aus, bei deren Nachrichten die Regel greifen soll.
3. Wenn Sie alle Bedingungen definiert haben, klicken Sie auf Weiter.

Wie Sie weiterhin vorgehen, erfahren Sie im nächsten Artikel Wie man Outlook die Post sortieren lässt (Teil 4).

Um Emails automatisch sortieren zu lassen gibt es eine Outlook-Lösung, die ich schon im letzten Artikel vorgestellt habe: den Regel-Assistent.

Viele Dinge sind mit dem Regel-Assistenten möglich, da er sehr komplex ist. Es ist daher wichtig, sich ein wenig damit auszukennen und die Regeln mit Bedacht zu erstellen, um nicht aus Versehen eine Regel zu definieren, die alle ankommenden Emails unwiderruflich löscht.

Der prinzipielle Ablauf bei der Erstellung von Regeln

1. Bestimmen der ankommenden oder abgehenden Emails, die von einer Regel erfasst werden sollen.
2. Bestimmen des Ziels dieser Emails. Sollen Sie in einen bestimmten Ordner verschoben, gekennzeichnet oder gelöscht werden?
3. Bestimmen von Ausnahmen.
4. Bestimmen des Regelnamens und Aktivieren bzw. Deaktivieren der Regel.

Häufig bekommt man Emails, die man weder ablegen noch sofort löschen möchte. Ein gutes Beispiel sind Bestellbestätigungen, die man lieber nicht vor Erhalt des bestellten Artikels löschen sollte, die jedoch auch nicht auf ewig in Outlook gespeichert werden sollen.

Wenn Sie den normalen Posteingang nicht verstopfen möchten, können Sie natürlich manuell Emails dieser Kategorie bearbeiten, indem Sie vorläufige Papierkörbe anlegen und die Emails dort hinein verschieben.

Es gibt jedoch auch eine elegantere und effizientere Möglichkeit, diese Emails zu sortieren – die automatische Email-Verwaltung. Mithilfe von Regeln können Sie darin festlegen, welche Emails wie weiterverarbeitet werden sollen.

Regeln stellen in Outlook eine Zusammenfassung von Bedingungen, Ausnahmen und Aktionen dar. Beim Erstellen dieser Regeln sollten Sie folgendes beachten:

• Regeln, die beispielsweise auf dem Microsoft Exchange-Server definiert sind, haben Vorrang vor Regeln, die lokal auf dem Client festgelegt wurden.
• Die Reihenfolge der Regeln können Sie selbst festlegen, indem Sie in Start/Regeln/Regeln auf Benachrichtigungen verwalten klicken und im Bereich Regeln (in der angezeigten Reihenfolge) die Reihenfolge anpassen. Dazu markieren Sie die betreffende Regel und verschieben sie mithilfe der Pfeilbuttons an die gewünschte Stelle.
• Aktivieren Sie bei jeder Regeldefinition die Aktion Keine weiteren Regeln anwenden. Wenn Sie das nicht tun, kann es vorkommen, dass eine Regel die Ergebnisse einer vorherigen Regel wieder aufhebt und unerwartete Aktionen ausgeführt werden.