Outlook
Wie man die Größe des Postfachs herausfindet
Um aufräumen zu können und zu wissen, ab welcher Größe Emails unbedingt schnell gelöscht werden müssen ist es sehr interessant zu wissen, wie groß das eigene Postfach ist. Wie Sie das herausfinden? Ganz einfach. Öffnen Sie Outlook. Öffnen Sie die[A…]
Um aufräumen zu können und zu wissen, ab welcher Größe Emails unbedingt schnell gelöscht werden müssen ist es sehr interessant zu wissen, wie groß das eigene Postfach ist. Wie Sie das herausfinden? Ganz einfach.
- Öffnen Sie Outlook.
- Öffnen Sie die Ordneransicht, in der ihr Posteingang, Gesendete Elemente etc. angezeigt werden.
- Rechtsklicken Sie auf Personal Folders.
- Klicken Sie auf Datendateieigenschaften.
Das Fenster Outlook Heute – [Personal Folders]: Eigenschaften öffnet sich:
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Ordnergröße.
Das Fenster Ordnergröße öffnet sich:
In diesem Fenster sehen Sie die Gesamtgröße aller Ihrer Ordner und können gleichzeitig auch nachsehen, wie groß Ihre Unterordner sind.
Signaturen sind Kontaktinformationen, die am Ende einer Nachricht angefügt werden und dem Empfänger die Möglichkeit geben, nicht nur über den Antwort-Button mit Ihnen Kontakt aufnehmen zu können. Diese Signaturen können automatisch an alle abgehenden Emails angehängt werden oder jedes Mal[A…]
Signaturen sind Kontaktinformationen, die am Ende einer Nachricht angefügt werden und dem Empfänger die Möglichkeit geben, nicht nur über den Antwort-Button mit Ihnen Kontakt aufnehmen zu können.
Diese Signaturen können automatisch an alle abgehenden Emails angehängt werden oder jedes Mal manuell hinzugefügt werden.
Hinzufügen einer Standardsignatur für alle Nachrichten
- Öffnen Sie eine neue Nachricht.
- Klicken Sie in der Registerkarte Nachricht auf Signatur.
- Klicken Sie im Drop-Down-Menü auf Signaturen….Das Fenster Signaturen und Briefpapier öffnet sich.
- Klicken Sie in der Registerkarte E-Mail-Signatur unter Standardsignatur auswählen auf das Auswahlfeld E-Mail-Konto.
- Wählen Sie im Drop-Down-Menü das E-Mail-Konto aus, von dem Sie Emails mit der Signatur verschicken möchten.
- Wählen Sie aus dem Drop-Down-Menü Neue Nachrichten die Signatur aus, die neuen Nachrichten hinzugefügt werden soll.
- Wenn Sie auch bei Antworten oder weitergeleiteten Emails eine Signatur hinzufügen möchten, wählen Sie aus dem Drop-Down-Menü Antworten/Weiterleitungen die gewünschte Signatur aus.
- Klicken Sie auf OK.
Manuelles Hinzufügen einer Signatur
- Öffnen Sie eine neue Nachricht.
- Klicken Sie in der Registerkarte Nachricht auf Signatur.
- Wählen Sie aus dem Drop-Down-Menü die gewünschte Signatur aus.
Abwesenheitsnotizen in Outlook 2007
Wer kennt das nicht? Kaum hatte man ein paar Tage Urlaub, ist das Outlook-Postfach überfüllt und man kommt mit dem Lesen der Emails nicht mehr hinterher. Dabei handelt es sich bei vielen Nachrichten um Anfragen, die unter Umständen schon zeitlich[A…]
Wer kennt das nicht? Kaum hatte man ein paar Tage Urlaub, ist das Outlook-Postfach überfüllt und man kommt mit dem Lesen der Emails nicht mehr hinterher. Dabei handelt es sich bei vielen Nachrichten um Anfragen, die unter Umständen schon zeitlich zurückliegen.
Für dieses Problem gibt es Abhilfe – den Abwesenheits-Assistenten von Outlook 2007. Mithilfe des Abwesenheits-Assistenten können Sie Emails automatisch beantworten lassen. Um den Abwesenheits-Assistenten nutzen zu können, müssen Sie den Microsoft Exchange Server als Mailserver verwenden. Bei Firmennetzwerken ist das meistens der Fall.
So lassen Sie den Abwesenheits-Assistenten für sich arbeiten
- Klicken Sie im Posteingang auf den Hauptmenüpunkt Extras.
- Klicken Sie im aufgeklappten Menü auf Abwesenheits-Assistent.
Das Dialogfeld Abwesenheits-Assistent wird geöffnet:
- Wählen Sie Ich bin zurzeit nicht im Hause aus.
- Geben Sie im Textfeld Folgende Antwort wird automatisch einmal an jeden Absender gesendet den gewünschten Antworttext ein.
- Klicken Sie auf OK.
So können Sie beruhigt in den Urlaub fahren und brauchen sich um Ihre Emails keine Sorgen zu machen. Wenn Sie aus dem Urlaub zurück sind und Outlook zum ersten Mal starten, werden Sie sofort daran erinnert, dass die Abwesenheitsnotiz aktiv ist und gefragt, ob Sie diese nun deaktivieren möchten. Klicken Sie auf OK und alles ist wieder beim Alten.
Das Wort Spam ist Ihnen sicherlich bekannt. Es steht für unerwünschte Nachrichten, die gleich massenhaft versendet werden. Laut einer Studie machen diese Spammails fast 90% (!) des Nachrichtenaufkommens eines Unternehmens aus und sind verantwortlich für einen großen finanziellen und zeitlichen[A…]
Das Wort Spam ist Ihnen sicherlich bekannt. Es steht für unerwünschte Nachrichten, die gleich massenhaft versendet werden. Laut einer Studie machen diese Spammails fast 90% (!) des Nachrichtenaufkommens eines Unternehmens aus und sind verantwortlich für einen großen finanziellen und zeitlichen Verlust. Verständlich daher, dass man möglichst effektiv diese Plagegeister loswerden will.
Dazu einige Tipps:
Umgang mit Mailadressen:
Die Gleichung ist recht simpel: Wenn Sie Ihre Mailadresse nur ausgewählten Personen geben, bekommen Sie keine Spammails. Gehen Sie mit Ihrer Mailadresse um, als wäre es Ihre Handynummer. Nur Leute, die Sie kennen und denen Sie vertrauen sollten Ihre E-Mail-Adresse erhalten!
Wegwerfadressen:
Manchmal ist es notwendig, dass Sie eine E-Mail-Adresse angeben, an Stellen, bei denen Sie wissen, dass Spam zu erwarten ist. Beispielsweise wenn Sie sich in einem Online-Forum registrieren. Dazu gibt es sogenannte Wegwerfadressen, die nur kurze Zeit gültig sind. Ein Beispiel: http://www.mytrashmail.com
Kettenbriefe:
Leiten Sie niemals Kettenbriefe weiter! Erstens helfen Sie dabei den Spammern, Ihr Schadgut weiter zu verbreiten und zweitens können Sie nicht mehr kontrollieren, wer Ihre E-Mail-Adresse erhält.
Lesebestätigungen:
Manchmal wird bei Spammails eine Lesebestätigung mitgesendet, um zu erfahren, ob Ihr E-Mail-Account noch aktiv ist. Generell sollten Sie daher auf diese nicht antworten.
Die Suche nach dem Datenschutz
Meist ist es nur eine Zeile, ein kleiner Schlitz, in dem man einen oder mehrere Begriffe per Tastatur eintippt und innerhalb von Sekundenbruchteilen eine Trefferliste erhält. Was am 07. September 1998 als “Google” in einer Garage begann, hat seit einiger Zeit den Weg aus dem Internet direkt auf den heimischen Rechner gefunden. Doch zu was für einen Preis? Die großen Desktop-Suchmaschinen von Google, Yahoo, Apple und Microsoft lassen sich diese Suche nämlich mit unseren persönlichen Daten teuer bezahlen.
Die aktuell hitzig geführten Diskussionen, einen besseren Datenschutz zu forcieren, bekommen im Hinblick auf die Desktop-Search eine neue Dimension. Die Desktop-Suchen sind es nämlich, die tatsächlich von Anfang an persönliche Daten und Wissen von Unternehmen auf eigenen Servern speichern. Google Desktop beispielsweise spricht explizit in den AGB, dass die Daten auf externen Servern gesichert werden. In der Praxis wird also der Index auf dem heimischen Rechner erstellt und dann an Google selbst gesendet. Ein Personalisieren findet spätestens dann statt, wenn auch das Google-Mail- und Gmail-Konto in die Indexierung einbezogen werden. Diese Möglichkeit kann der Nutzer zwar bei der Installation deaktivieren. Aber wer macht das schon in einer “Weiterklick-Generation”?
Google und Co.: Sie alle wollen unsere Daten
Aber nicht nur Google mag unsere Daten. Auch Apples Spotlight und Microsofts und Yahoos Desktop-Search sind heiß auf die persönlichen Bits und Bytes. Und wenn man dieses Speichern von Daten mal überspitzt betrachtet, handelt es sich spätestens im Unternehmensbereich, wenn also die Datensätze tatsächlich in die falschen Hände gelangen, um einen gravierenden Einschnitt in die Privatsphäre. Google und Co. wollen das natürlich verhindern. Doch wollte nicht auch die USA die Datensätze sicher wissen, die kürzlich von WikiLeaks veröffentlicht worden sind? Jetzt wissen wir mehr!
Bei den heutigen Datenskandalen darf man also auch mal den Worst Case in Betracht ziehen. Denn projiziert man diesen Worst Case nur auf die Unternehmensschiene, ist Angst nicht unangebracht. Unternehmen speichern Entwürfe, Kontendaten, Informationen zu Personal und ggf. Daten zu Prototypen – sensible Files also, die normalerweise intern geschützt werden und nicht extern auf irgendwelchen Servern in den USA gespeichert liegen müssen. Das ist einer der triftigsten Gründe, warum Unternehmen nicht auf diese Art Suchmaschine setzen.
Lookeen ist anders
Und genau jetzt wird die Zeile geschrieben, in der die Desktop-Search Lookeen erwähnt werden muss. Denn neben der bekannten E-Mail-Suchfunktion schafft es Lookeen auch als Desktop-Search zu agieren. Und man lese und staune: Der komplett erstellte Index wird nur auf dem heimischen Rechner gespeichert. Die Datensätze bleiben so bei dem Eigentümer/Besitzer und gehen nicht auf Wanderschaft auf entfernte Server von nicht transparenten Unternehmen.
Bild: Markus Henkel
Die E-Mail hat sich unweigerlich zum meist genutzten Internet-Dienst weltweit entwickelt. Rund um den Globus werden jeden Tag weit über 220 Milliarden E-Mails versendet und empfangen. Das geht aus dem Cisco 2008 Annual Security Report hervor. Jedem Nutzer steht anhand dieser Flut an Nachrichten das totale Chaos bevor. Zumindest dann, wenn man nicht auf den kleinen aber feinen Outlook-Suchexperten Lookeen setzt.
Das Gremium rund um den Report schätzt anhand der E-Mail-Nutzer und der aktiven E-Mail-Accounts die Zahl der weltweit verschickten E-Mails. Neuen Schätzungen zufolge wird sich der Zahlen-Bolide von 220 Milliarden E-Mails, dank Social-Media-Kanäle in den kommenden Jahren sogar verdoppeln. In der Praxis sieht es dann so aus: Der durchschnittliche Nutzer erhält im Schnitt 150 E-Mails am Tag. Dabei ist es egal, ob das Postfach privat oder geschäftliche genutzt wird.
Schneller, präziser und komfortabler
Um nun nicht den ganzen Tag E-Mails und Spam voneinander zu trennen und sortieren zu müssen, ist ein Blick auf Lookeen daher ein Muss. Die Erweiterung für Microsoft Outlook ist in kürzester Zeit installiert und beendet die Zeit des langen Suchens. Denn bereits nach der Installation und einer kleinen Indizierung der Daten durchsuchen Sie mit Lookeen schneller, präziser und komfortabler als je zuvor Ihre E-Mail-Ordner und Archive. Selbst Ordner auf den entferntesten Netzwerk-Laufwerken sind vor Lookeen nicht sicher und werden berücksichtigt. Die Datenmenge ist dabei völlig egal. Ganz einfach den Suchbegriff in die Suchmaske eingeben und los geht´s. In Rekordzeit haben Sie alle Informationen, egal ob E-Mail, Anhang oder beides zusammen, übersichtlich und zentral griffbereit. Das Beste: Dank der praktischen Vorschau können Sie jede Datei lesen und ansehen, ohne sie extra öffnen zu müssen.
Der Arbeitsalltag kann in Zukunft also sehr stressfrei gestaltet werden – zumindest wenn auf Lookeen gesetzt wird. Ihnen entgeht keine E-Mail mehr, Ihnen geht keine Datei mehr verloren, sei es Dokument, Tabelle oder Bild – und Ihre Nerven verlieren Sie dank Lookeen erst recht nicht.
Seit Sommer 2009 konnte man ihn testen, seit einigen Monaten ist er offiziell im Einsatz. Der E-PostBrief. Dennoch nutzen den Dienst bisher nur eine Millionen Menschen in Deutschland. Warum? Eine moderne Möglichkeit amtliche Briefsendungen auch elektronisch zu versenden, bedarf auch ein modernes Marketing. Wie es richtig geht, zeigt die Konkurrenz La Poste aus Frankreich via Werbespot.
Lookeen übernimmt die Hauptrolle
In diesem Spot beschreibt ein Kunde, wie mit einem Laptop ganz einfach ein Brief versendet und später bei Bedarf ausgedruckt werden kann. Der Clou: Der benutze Rechner verwandelt sich, wie bei den Transformers, in ein Raumschiff und überbringt den Brief, kein Witz, persönlich.
Was hat das nun mit Lookeen zu tun? Wie bei der französischen E-Post muss der deutsche E-PostBrief in Unternehmen heruntergeladen und auf den jeweiligen Rechnern oder Servern abgespeichert werden, beispielsweise um diesen dann für mehrere Abteilungen zugänglich zu machen. Und genau ab hier erspielt sich das Suchtool Lookeen die Hauptrolle.
Mit Outlook und jedem anderen Client ist ein Zugriff auf die E-Postfächer der Post aus sicherheitstechnischen Gründen nicht möglich – auf Nachfrage unsererseits auch “nicht geplant”. Und für jeden Mitarbeiter einen persönlichen Zugang bei der Post einzurichten, erscheint wahrscheinlich selbst Postangestellten als übertriebene Lösung. Also warum nicht weiterhin, auch in Sachen E-PostBrief, auf Lookeen setzen? Das Suchtool beherrscht nämlich auch die Desktop- und die damit verbundene Netzwerk-Suche.
Gerade Files wie PDFs sind mit der herkömmlich integrierten Suche schwer auffindbar, mit der Indizierung Lookeens aber kein Problem. Beispiel: Was in der Küche die vielen Köche verderben, verursachen die vielen Mitarbeiter mit ihren willkürlichen Abspeicherungen der Files auf den Servern. Doch gegenüber der nicht zu rettenden Suppe, stellt Lookeen durch die Indizierung aller E-Post-Files die Ordnung auf den Servern wieder her – rettet und erleichtert also so den gesamten Arbeitsablauf.
Es bleibt also festzuhalten: Die postalische Konkurrenz aus Frankreich ist der Post AG in Sachen Werbung einen Schritt voraus. Der E-PostBrief wird auf kurz oder lang in Unternehmen grundsätzlich nicht mehr wegzudenken sein und Lookeen, Dank des dadurch entstehenden Anstiegs der Datenmengen, ein unverzichtbares Werkzeug bleiben.
Eine eindeutige Empfehlung gaben die Redakteure der Fachzeitschrift Business & IT, die Zeitschrift für den erfolgreichen Geschäftsmann in ihrer, Ausgabe 8/2010, ihren Lesern:
Sie vergaben das Testurteil „Sehr gut“ für Lookeen – und kamen zum erfreulichen Resümee: „Für Anwender mit umfangreichen Dokumentenbeständen ist das Suchwerkzeug ein Pflichtprogramm.“
Denn die „Suchmaschine ist flexibel einsetzbar und für den Einsatz in Unternehmen bestens geeignet.“
Der vollständige Testbericht ist in der Ausgabe 8/2010 nachzulesen.
Erfolgreiche Kooperation mit asknet AG
1995 in Karlsruhe: Aus einem Studienprojekt der Universität Karlsruhe (die sich inzwischen weltweites Renommee als eine der deutschen Elite-Universität erarbeitet hat), entsteht ein Spin-off Unternehmen namens asknet AG.
Zu diesem Zeitpunkt hat wohl niemand damit gerechnet, dass bereits ein Jahrzehnt später die asknet AG ein börsennotiertes Unternehmen mit einer Marktführerschaft im Bereich Electronic Software Distribution sein wird.
Das Unternehmen war das erste in Deutschland, das Software über das Internet vertrieb.
Die asknet AG ist spezialisiert auf individuelle Outsourcing-Lösungen zum Softwarevertrieb und bietet ein breites Spektrum an Multi-Channel-Lösungen für Softwareunternehmen. Darüber hinaus unterstützt sie Ihre Kunden in gängigen B2C- und B2B-Prozessen, eMarketing, eProcurement und auch in der Zahlungsabwicklung. Der resultierende Onlineshop der asknet AG hat sich seinerseits auf die Unterstützung und Beratung von Hochschulen und Behörden spezialisiert und gilt in diesem Gebiet als erfolgreichster Onlineshop in Europa.
Die Axonic Informationssysteme GmbH, die Lookeen entwickelt und vertreibt, arbeitet mit der asknet AG zusammen. Lookeen wird seitdem auch auf www.softwarehouse.de
gelistet.
Wie auch die asknet AG, verfügt die Axonic Informationssysteme GmbH über eine mehrjährige Erfahrung in der Zusammenarbeit mit renommierten Hochschulen und Behörden.
Hochschulen und andere öffentliche Einrichtungen stehen meist einer nicht zu bewältigenden Datenmenge gegenüber. Darüber hinaus setzen diese Einrichtungen sehr häufig Exchange Server und andere vernetzte Strukturen ein – die Lookeen schnell und zielgerichtet durchsuchen kann. Eine Zusammenarbeit der beiden Unternehmen lag daher gewissermaßen auf der Hand.
Lookeen wird auf softwarehouse.de als eigenständige Software angeboten. Da Lookeen aber eine glänzende Ergänzung zu Microsoft Outlook ist, wird es auch in diversen Produktbundles angeboten.
So lobend urteilten die Redakteure der Fachzeitschrift connect, Europas größtem Magazin für Telekommunikation in der Ausgabe 9/2010 über Lookeen. Das Mail-Suchprogramm Lookeen aus dem Hause Axonic „sparte im connect-Test (…) massig Zeit“.
Doch nicht nur die Zeitersparnis bei der E-Mail-Suche, die „blitzschnell“ vonstatten geht, stellen die connect-Profis heraus. Lookeen „stellt die Ergebnisse absolut übersichtlich dar“, so das Magazin.
