1. Öffnen Sie Outlook.
2. Öffnen Sie die Ordneransicht, in der ihr Posteingang, Gesendete Elemente etc. angezeigt werden.
3. Rechtsklicken Sie auf Personal Folders.
4. Klicken Sie auf Datendateieigenschaften.

Das Fenster Outlook Heute – [Personal Folders]: Eigenschaften öffnet sich:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Ordnergröße.

Das Fenster Ordnergröße öffnet sich:

In diesem Fenster sehen Sie die Gesamtgröße aller Ihrer Ordner und können gleichzeitig auch nachsehen, wie groß Ihre Unterordner sind.

1. Aktivieren Sie das Häkchen vor der Aktion, die ausgeführt werden soll.
2. Klicken Sie im unteren Fenster auf die unterstrichenen Werte.
3. Definieren Sie die Aktion genauer.
4. Klicken Sie auf Weiter.

Das nächste Dialogfenster des Regel-Assistenten öffnet sich. Hier müssen Sie festlegen, welche Ausnahmen bei Ihrer Regel gelten. Legen Sie hier z.B. fest, dass Emails mit dem Wort Wichtig im Betreff nicht automatisch gelöscht werden sollen. Gehen Sie wie gewohnt vor und klicken dann auf Weiter.

Das letzte Dialogfenster des Regel-Assistenten öffnet sich. Geben Sie Ihrer Regel jetzt einen eindeutigen Namen. Außerdem können Sie hier angeben, wie die Regel angewendet werden soll:

• Diese Regel jetzt auf Nachrichten anwenden – Vorsicht bei dieser Option! Die Regel wird dann auf alle Nachrichten im Posteingang angewandt, nicht nur auf neu eingehende Emails.
• Diese Regel aktivieren – Die Regel wird ab jetzt auf ankommende Emails angewandt.
• >Diese Regel für alle Konten erstellen – Die Regel gilt dann nicht nur für das aktuelle Konto, sondern für alle Ihre Konten.

Klicken Sie auf Fertig stellen, um den Regel-Assistenten zu schließen.

1. Öffnen Sie den Email-Ordner.
2. Klicken Sie auf Start/ Regeln/ Regeln und Benachrichtigungen verwalten.

Das Dialogfenster Regeln und Benachrichtigungen öffnet sich. Hier erhalten Sie eine Übersicht über bereits vorhandene Regeln, können Regeln ändern oder neue Regeln erstellen.

1. Klicken Sie auf Neue Regel.

Der Regel-Assistent öffnet sich. Er ist in 2 Fenster untergliedert, die die verschiedenen Arbeitsschritte beinhalten. Im 1. Schritt – also im ersten Fenster – müssen Sie auswählen, von welcher Art die neue Regel sein soll:

• Den Überblick behalten: möchten Sie mithilfe der neuen Regel Nachrichten eines bestimmten Absenders in einen bestimmten Ordner verschieben oder für die Nachverfolgung kennzeichnen?
• Auf dem Laufenden bleiben: möchten Sie beim Empfang bestimmter Nachrichten über einen bestimmten Sound informiert werden oder sich bestimmte Nachrichten aufs Handy weiterleiten lassen?
• Regel ohne Vorlage erstellen: möchten Sie eine völlig neue Regel erstellen, ohne dass schon irgendwelche Voreinstellungen vorgenommen wurden?

Je nachdem, welche Art Sie für die neue Regel gewählt haben, erscheinen im zweiten Fenster – dem 2. Schritt – passende Bedingungen. Außer natürlich, wenn Sie die Art Regeln ohne Vorlage erstellen gewählt haben.

1. Klicken Sie im unteren Fenster auf die unterstrichenen Werte – beispielsweise einer Person/Verteilerliste.
2. Wählen Sie nun die Person oder Verteilerliste aus, bei deren Nachrichten die Regel greifen soll.
3. Wenn Sie alle Bedingungen definiert haben, klicken Sie auf Weiter.

Wie Sie weiterhin vorgehen, erfahren Sie im nächsten Artikel Wie man Outlook die Post sortieren lässt (Teil 4).