Microsoft versuchte schon 2007, SharePoint als das neue Public Folders zu bewerben und ließ durchblicken, dass die Öffentlichen Ordner in den nächsten Versionen aussterben würde. Jedoch konnte sich bisher kein anderes Produkt gegen die Funktionalität und einfache Nutzung der Öffentlichen Ordner behaupten und so nutzen die meisten Unternehmen heute immer noch die Öffentlichen Ordner.

So entschied sich Microsoft doch gegen die Abschaffung der Öffentlichen Ordner und nur für eine Überarbeitung des Konzepts:

Bisher wurden die Hierarchie und der Inhalt der Öffentlichen Ordner in einer Datenbank gespeichert und je nach Bedarf repliziert. Problematisch war dabei, dass die Daten alle in einer “Default Public Folder Store” gespeichert wurden. Bei einem Ausfall dieser Datenbank standen die Inhalte nicht mehr automatisch zur Verfügung – die Administratoren mussten eingreifen und den ”Default Public Folder Store” selbst auf andere Server umstellen. Genau dieses Problem wurde nun behoben.

Die wichtigsten Neuerungen der Öffentlichen Ordner sind:

• Öffentliche Ordner werden nun in einer Postfach-Datenbank gespeichert
• Öffentliche Ordner unterstützen nun die Speicherung in einer DAG (Database Availability Group)
• Es besteht die Möglichkeit, die Öffentlichen Ordner auf mehrere Postfach-Datenbanken aufzuteilen

Mit der Veröffentlichung der Outlook 2013 Test-Versionen, hatten wir die Chancen einen Einblick zu bekommen, in welche Richtung Microsoft seine Office-Software lenken wird. Es ist ziemlich offensichtlich, dass sie viele Social- und Cloud-Funktionen in die neue Outlook-Plattform integrieren wollen. Außerdem wurde die Benutzeroberfläche bereinigt, und die Bedienung um einiges einfacher gemacht.

Outlook 2013 integriert Kontaktinformationen aus sozialen Netzwerken

Um Unternehmen einen einfachen Zugang zum gesellschaftlichen und sozialen Wandeln im Zeitalter von Facebook, Twitter & Co. zu ermöglichen, ist es wichtig, dass auch die eingesetzten Softwareprodukte im Unternehmen dementsprechend Schritt halten. Mal ganz ehrlich, Personalabteilungen googeln zukünftige Angestellte schon seit Jahren, pflegen XING und LinkedIn Profile oder bewerten auch schon mal die Facebook-Bilder Ihrer Bewerber. Outlook 2013 integriert Informationen aus sozialen Plattformen nun direkt in die Outlook „People“-Liste. Mit einem Klick lassen sich so nun sowohl alle traditionellen Kontaktdaten als auch alle erweiterten Kontaktdaten aus Xing, LinkedIn & Co. einsehen – direkt auf dem Desktop ohne den Browser öffnen zu müssen. (Anmerkung für Systemadministratoren: Wenn Ihr Manager befürchtet, dass darunter die Produktivität Ihrer Mitarbeiter leidet, haben Sie die Möglichkeit alle „Social Networking Funktionen“ global mittels GPOs zu deaktivieren.

Das größte Update für Office 365 bzw. Outlook 2013 aber ist die Integration von „SkyDrive“. SkyDrive ist Microsofts Cloud-Storage-System, das einfache Datenspeicherung in der Cloud ermöglicht. Der beste Teil der Cloud-Storage-Software ist die “Roaming”-App: Wenn Sie Outlook 2013 mit Ihrem SkyDrive-Account synchronisieren, werden automatisch alle Ihre Einstellungen und Vorlagen über alle Ihre Geräte hinweg synchronisiert. Dazu gehören: Desktops, Laptops, Tablet-PCs und Windows Smartphones.

Das neue Outlook erinnert stark an das Look&Feel von Smartphone- und Tablet-Apps. Tatsächlich wurde es bereits „Touch-freundlich“ entwickelt: Mit berührbaren Links und größeren Symbole. Microsoft hat außerdem angedeutet, dass Office 2013 bzw. Outlook 2013 zukünftig auf Windows-Tablets vorinstalliert werden könnten.

Zugenommen sind dies alles bedeutende Änderungen an Outlook und Office sind. Erfreulich ist die Tatsache, dass Microsoft weiterhin daran festhält abwärtskompatibel zu sein, d.h. Outlook 2013 bzw. 365 verarbeiten auch Dateiformate älterer MS Office-Versionen. Das sollte helfen den Stress von einigen System-Administratoren zu mindern, die für die Rollouts verantwortlich sind. Spannend wird auch, welche Funktionen tatsächlich in die neuen Windows-Tablets integriert werden und ob sie so benutzerfreundlich sein werden, wie ich es hoffe. Die Zeit wird es zeigen.

SharePoint ist eine von Microsoft entwickelte Webanwendung, die 2001 auf den Markt gebracht wurde. Die ursprüngliche Idee für die Plattform war ein Content-Management-System (CMS) bzw. Dokumenten-Management-System. Ich könnte Ihnen jetzt natürlich in einem Rundumschlag alle Programmfunktionalitäten vorstellen, aber ich möchte mich hier einmal auf die wichtigsten Funktionen von SharePoint 2013 beschränken.

SharePoint stellt den Kunden in den Mittelpunkt

Der wichtigste Grund für Unternehmen ein System wie SharePoint einzusetzen, dürfte in deren CRM (Customer-Relationship-Management) Funktionalitäten liegen. Mit SharePoint können Sie Ihre kompletten Kundendaten in einer Datenbank hinterlegen und mit allen Mitarbeitern Ihrer Firma nutzen und verwalten. Aktueller wie abgeschlossener Schrift­verkehr kann damit jederzeit  und überall verfügbar eingesehen und durchsucht werden; außerdem können Sie sich automatisiert Listen potenzieller und aktueller Kunden inklusive Kontakt- und Rechnungs­informationen ausdrucken lassen. Der Vorteil gegenüber klassischer Rolodex-, Karteikarten- und Papierordnersysteme liegt, denke ich, auf der Hand. Mitarbeiter wissen so untereinander, wer Kontakt mit welchem Kunden pflegt und können auf Informationen zentral zugreifen bzw. diese eigenständig aktualisieren.

SharePoint als Personal Organizer

SharePoint gibt Nutzern die Möglichkeit gemeinsam Dokumente und Termine zu organisieren. Der zentrale Zugriff auf Unternehmenskalender ermöglicht problemlos die Abstimmung von Liefer- und Gesprächsterminen. Die Plattform kann außerdem zur Dokumentenarchivierung verwendet werden. Egal, ob es sich dabei um die Unternehmensrichtlinien, Memos, Urlaubsanträge oder Geheimhaltungsvereinbarungen handelt – all diese Dokumente können an einem einzigen zentralen Ort gespeichert werden und sind dort jederzeit auffindbar.

Mit SharePoint im social Web unterwegs

Mit dem neuen SharePoint 2013 kommen zu den bekannten Kollaborationstool noch Newsfeed-Funktionen und Webseiten- und Blogverwaltungsfunktionen hinzu. Außerdem wurden die zentralen internen Kontrollmöglichkeiten verbessert, sodass Intranet-Manager die volle Kontrolle darüber behalten können, was im Netzwerk alles passiert.

Alles in allem denke ich, dass SharePoint so viele Funktionen beinhaltet, dass wohl jedes Unternehmen einen Nutzen für das System findet. Allerdings wundere ich mich trotzdem immer noch, wie so eine große Plattform eine Universallösung für jeden darzustellen scheint. Eigentlich bin ich mir sicher, dass es spezifische, individuelle Lösungen  für jedes einzelne Unternehmen gibt, die spezifischer auf die jeweiligen Unternehmensbedürfnisse zugeschnitten sind. Die Zeit wird zeigen, wie gut SharePoint 2013 die jeweiligen Unternehmensbedürfnisse befriedigt.

Meines Erachtens hat Microsoft seine Kunden ganz schön verwirrt mit der Anpreisung der neuen side-by-side Pricing-Programme für „Office 2013“ bzw. „Office 365“. Mich interessieren beide Modelle und ich freue mich auch darauf, beide Modelle testen zu dürfen. Heute geht es aber erst mal nur darum, die Bepreisungsmodelle grundsätzlich vorzustellen und einzuschätzen.

Microsoft Office 2013 knüpft an die bewährte Serie an. Microsoft Office 2013 ist der Nachfolger zu Microsoft Office 2010 und steht in verschiedenen Versionierungen zum Kauf. Die Preise starten bei 139,99$ für die Office 2013 Studenten- und Home-Version (diese beinhaltet Word, Excel, PowerPoint und OneNote). Die Versionen Office 2013 Home Premium  und Office 2013 Business gehen für 219,99$ über die Theke und beinhaltet neben alle Programmen, die in Home- und Studenten-Version enthalten sind, zusätzlich noch Outlook. Die Office 2013 Professional Version kostet 399,99$ und beinhaltet außerdem noch das Datenbankverwaltungsprogramm Access und Publisher.

Office 365 verfolgt ein ganz neues Bepreisungskonzept: Office 365 Home Premium Edition wird 99$ pro Jahr kosten. Das  Bundle beinhaltet fünf Lizenzen für verschiedene, freiwählbare Office Anwendungen nach Wunsch, 20GB SkyDrive Speicherplatz und einem monatlichem Minutenkontingent für Skype-Telefonate (60 Freiminuten/Monat), sowie die Fähigkeit die Vollversions-Apps der Office-Programme auf jedem beliebigen PC nutzen zu können. Das zweite Office 365 Paket, Office 365 Small Business Premium für 149$ im Jahr, wurde für ein bis zehn User konzipiert, beinhaltet Lizenzen für alle Apps, 25 GB Outlook Speicher, 10GB Cloud-Drive Speicher und die Möglichkeit Online Meetings und Webhosting-Angebote wahrzunehmen.

Unterm Strich erscheint es augenscheinlich, dass Microsoft seine Konsumenten zu dem Subscription-basierten Modell bewegen möchte, aber wird dieser Plan aufgehen? Ich denke, die beiden Varianten sind gänzlich unterschiedlich voneinander und letztendlich muss jeder Nutzer selbst entscheiden, was er braucht. Ich zum Beispiel weiß mit Sicherheit, dass ich über fünf Jahre gesehen nicht 500$ für Office bezahlen möchte – statt 140$, wenn ich mir einmalig ein Paket kaufe. Skype Minuten und SkyDrive brauche  ich zumindest akut nicht zwangsläufig. Auch Unternehmen betreffend, sehe ich die Gefahr, dass normalerweise auch schon eimal ein Upgrade übersprungen und bis zum nächsten gewartet wird (die durchschnittliche Versionsnutzung liegt bei 5 Jahren!). Letzten Endes wird sich zeigen, wie gut das Konzept ankommt. Ich werde weiterhin berichten!

Wenn man sich das neue Outlook Upgrade innerhalb der frisch veröffentlichten Microsoft Office 2013 Suite, wird man zunächst keine großen Neuerungen feststellen. Es gibt ein paar größere und kleinere Änderungen in den Menüs, aber vor allen Dingen einige neue Features, von denen ich zwei vorstellen möchte, weil sie für unseren veränderten PC-Nutzungsalltag interessant sind.

Die erste neue Funktion ist die „soziale Integration“ des Adressbuches. Outlook 2013 hat ein paar Funktionen hinzugefügt, mit denen sich die Accounts Ihrer Sozialen Netzwerke wie Facebook, Twitter, Google+ & Co. mit ihren Outlook Kontakten (die jetzt übrigens „People“ heißen und nicht mehr „Contacts“) verknüpfen lassen. Das bietet Outlook-Nutzern die Möglichkeit Ihren Kontakten zusätzliche Informationen, z.B. alternative E-Mailadressen und Profilfotos, hinzuzufügen! Benutzerinformationen aus Facebook- und LinkedIn-Profilen beispielsweise lassen sich quasi komplett in Outlook integrieren! Eine weitere Besonderheit liegt in der Möglichkeit die Nachrichten- und Messagingfunktionen der sozialen Netzwerke direkt über Outlook anzusteuern. Facebook Messages, LinkedIn Anfragen oder Twitter Nachrichten werden übersichtlich in Outlook in einem Postfach angezeigt. Ich kann mir vorstellen, dass diese Funktion nicht für all meine Leser relevant ist, aber wenn man so ein extremer Social-Media-User ist, wie ich es bin, macht einem Outlook ab sofort definitiv das Leben leichter.

Dafür ist die zweite Funktion wahrscheinlich umso interessanter: die längst überfällige Funktion zum „Sofort-Antworten“ auf E-Mails.  Wenn man in Outlook 2013 über eine Nachricht in der Vorschauübersicht scrollt, lässt sich direkt auf „Antworten“ klicken und ein Fenster öffnen, in dem die Antwort direkt eingegeben und abgeschickt werden kann. Ich denke, diese Funktion ist – wie alle produktivitätssteigernden und zeitsparenden Funktionen – ein Selbstläufer. Diese Funktion spart zwar pro E-Mail nur „ein paar Sekunden“, aber jeder, der mehr als 100 E-Mails am Tag wegarbeitet, kommt da ganz schnell auf „ein paar“ Minuten, Viertelstunden – und am Ende Tage! Und, das hatten wir ja jetzt auch schon öfter: Nichts spart eine Firma lieber als Arbeitszeit.

Alles in allem, bin ich definitiv begeistert von dem neuen Outlook Upgrade. Ich hatte keine großen Neuerungen erwartet, da große Veränderungen ihre Zeit brauchen (Nicht nur Entwicklungszeit bei Microsoft, sondern auch Einarbeitungszeit der Enduser, die sich in umfassende Veränderungen erst zeitaufwändig hineindenken müssen à Arbeitszeit!). Meines Erachtens hat Microsoft hier genau das richtige Maß gefunden.

Die nächsten Wochen werde ich immer mal wieder über neue Funktionen in Outlook 2013 berichten und wie ich damit zurechtkommen. Ich freue mich natürlich, wenn Sie immer mal wieder reinlesen möchten.

Normalerweise bewege ich mich auf diesem Blog komplett im Enterprise Search Business, aber heute möchte ich mit euch etwas teilen, was in eine etwas andere Richtung zielt. Zuerst möchte ich herausstellen, dass der Cloud Storage Anbieter Dropbox (www.dropbox.com) und Enterprise Search Tools nicht das gleiche sind bzw. nicht mal im direkten Wettbewerb miteinander stehen.

Vor kurzem war ich in eine Diskussion mit einem befreundeten Geschäftsinhaber verwickelt, der darauf beharrte, dass seiner Firma mit den kostenlosen Services der Dropbox Genüge getan wäre. Und dass er dadurch „so viel Geld sparen würde“. Natürlich sparen kostenlose Angebote erst mal Geld ;-), aber das ist sehr kurzsichtig betrachtet. Was ist mit den Opportunitäts- und Produktivitätskosten, die man sparen könnte, wenn man ein wenig mehr Geld in professionellere, adäquatere Unternehmenssuchlösungen, sprich gute Enterprise Search Lösungen, investieren würde? Ein kurzer Abriss darüber, was ich meine: Dieser Geschäftsinhaber führt eine recht große Firma, die fünf Standorte über das ganze Land verteilt führt. Er meinte, dass es an jedem dieser Standorte regionale Teams gibt, die verantwortlich sind für ein bestimmtes Produkt in dieser speziellen Region. Als Beweis dafür, dass Dropbox das richtige Tool für seine Bedürfnisse ist, führt er an, dass diese Teams mit der Dropbox ein Mittel zum Kommunizieren und Teilen von Daten haben ohne die Ressourcen der ganzen Unternehmung nutzen zu müssen. Diejenigen von Ihnen, meine Leser, die aus dem Enterprise Search Business kommen, werden meinen nächsten Kommentar verstehen:  Verkaufen diese fünf Teams denn komplett unterschiedliche Produkte? Nein. Warum genau sollen die zur Verfügung stehenden Daten für die Teams überhaupt begrenzt werden? Mit einer Enterprise Search Lösung hätten man die Möglichkeit allen Teams mehr Informationen zur Verfügung zu stellen – und das zentral organisiert unter gleichzeitiger Eliminierung großer Sicherheitsrisiken.

Wenn ein Team in Missouri Informationen über ein Produkt braucht, das in Florida produziert wird, wird das bisherige Dropboxsystem nicht weiterhelfen können. So wie der Geschäftsinhaber das System implementieren und nutzen wollte, sah es vor, dass die regionalen Teams untereinander – gemanaged vom jeweiligen Teamleiter – vernetzt sein würden; aber eben nicht unternehmensweit!

Eine Enterprise Search Plattform (in diesem Szenario) würde darüber hinaus zu Preisintegrität führen können. Wenn jemand in Region 1 ein Produkt kauft und dann jemand in Region 2 das gleiche Produkt, würde es dem Team von Region 2 erheblich erleichtern, wenn es die bereits verfasste Rechnung für dieses Produkt suchen, finden und wiederverwenden könnte. Dass das Zeit und Arbeit sparen würde ist augenscheinlich, oder?

Natürlich ist es letztendlich jedem Unternehmen selbst überlassen, wie es mit der Enterprise Search Frage verfahren will, aber ein zentralisiertes Enterprise Search Tool wird in fast allen Fällen die beste Lösung darstellen. Wenn Sie sich erst einmal anschauen, wie viel Arbeit Ihre Teams doppelt anfertigen, weil sie nicht wissen, dass sie es nicht zweimal machen müssten, wird die Enterprise Search Einführungsfrage zum Selbstläufer. Arbeitskosten nehmen in jeder Firma immer noch den größten Posten ein – sobald sich Arbeitszeit also besser nutzen lässt, würden Sie wirklich „so richtig viel Geld sparen“.

Bildquelle (Zugriff am 05.09.2012): Dropbox Artworks

Mit den omnipräsenten und sich scheinbar immer weiter auf­­heizenden Patentkriegen zwischen Unternehmens­­riesen wie Apple und Samsung, ist es kein Wunder, dass sich immer mehr Unternehmen intensiver mit dem Thema Patent­­recht auseinandersetzen. Als ich angefangen habe darüber nachzudenken, was das für den Enterprise Search Markt bedeutet, habe ich irgendwann realisiert, dass es in diesem Sektor wahnsinnig viele Unternehmens­­zusammen­­führungen gibt; die meisten funktionieren nach dem Prinzip: “Großes Unternehmen schluckt viele kleine Unternehmen”.

Ob diese Aufkäufe durchgeführt werden, um den Talent-Pool an Mitarbeitern abzugreifen oder um sich z.B. Patente des kleinen Unternehmens sichern zu können, ist definitiv eine Frage, die man sich stellen kann. Und was bedeutet das eigentlich für den einzelnen Enterprise Search Kunden?

Ein paar der größten Aufkäufe in der Enterprise Search Branche der letzten Jahre:

• IBM kaufte diesen April den Enterprise Search Riesen Vivismo für einen nicht genannten Betrag. ¹
• Oracle übernahm die Enterprise Search Spezialisten Endeca für 1,1 Mrd. im Oktober 2011. ²
• HP kaufte den Softwareanbieter für Unternehmens­software und Enterprise Search Lösungen Autonomy für 10,3 Mrd. Dollar im August 2011. ³
• Dassault Systèmes (DS) erstand  im Juni 2010 die Desktop Suche Exalead für 113 Millionen Dollar ⁴

Als Kunde kann man die mannigfaltigen Konsolidierungen aus zwei Perspektiven betrachten:

1. Es ist gut, dass große Firmen in die Erweiterung ihrer Enterprise Search Lösungen investieren und damit zu der Entwicklung besserer Enterprise Search Tools und Systeme beitragen. Schließlich haben diese Unternehmen die Möglichkeiten, die Kapazitäten und die finanziellen Mittel (!) Enterprise Search Software zu entwickeln, zu Ende zu denken und auf den Markt zu bringen.
2. Andererseits kann man sich die Frage stellen, ob diese Unternehmenskonsolidierungen Wettbewerb unterdrücken und die “Big Boys” sich damit vor neuen Spielern auf dem Enterprise Search Markt schützen, aber eben gleichsam Enterprise Search Innovationen verhindern.

Ich neige dazu, ersteres zu glauben; ich denke, dass die Unternehmen letztendlich vor allen Dingen ein Ziel verfolgen: Funktionierende, verkaufbare ;-) Enterprise Search Lösungen zu entwickeln.  Man erinnere sich nur einmal daran, wie der Markteintritt von “Big Blue” (Anm. der Red.: “Spitzname” des IT-Riesen IBM) das  Marktgefüge veränderte: Letztendlich arbeitete jedes Unternehmen nur noch härter daran die besseren Produkte zu produzieren. Ich hoffe, dass genau das momentan auch hier passiert.

Solange große Unternehmen Millionen von Dollar in Enterprise Search Technologien buttern, wird der ganze Markt davon profitieren. Ich bin mir 100%ig sicher, dass die aktuellen Akquisitionen nicht die letzten Zapfenstreiche der Big Guys waren. Wenn Sie mit Ihrem Unternehmen im Enterprise Search Market also aktiv sind – bleiben Sie dran! Das Enterprise Search Feld bietet momentan gleiche Chancen für alle. Auch für kleine Firmen. Die Kunden sind letztendlich diejenigen, die entscheiden, welches Produkt das Beste für sie ist. Es gibt keinen Grund zur Besorgnis, dass nur die großen Firmen immer größer werden. Schätzen Sie es lieber, dass die Big Guys die Enterprise Search Industrie als Wachstumsindustrie sehen und antreiben und dass Sie sich im gleichen Spielfeld bewegen! Glückwunsch!

Seit Anbeginn steckt hinter Axonic das Credo, Tools zu entwickeln, die etwaig aufkommenden Frust beim Arbeiten mit dem Computer frühzeitig zu minimieren vermögen. Immerhin hat sich der Durch­schnitts­arbeits­alltag im letzten Jahrzehnt komplett an den Schreibtisch und VOR den Computer verlagert. Warum also nicht Software entwickeln, die den Arbeitsalltag genau dort erleichtert? Genau diesem Ansatz folgen die bekanntesten Tools des Unternehmens: darunter natürlich die E-Mail-Suche Lookeen selbst, der Desktop­beschleuniger und Programme­quervernetzer click.to, der E-Mail rettende Lookeen Backup Manager oder der Notiz­zettel­verwalter GumNotes. Alles Ergebnisse einer Arbeits­philosophie, die sich dafür stark macht, Arbeiten am und mit dem PC oder Smartphone zu vereinfachen.

Seit der Veröffentlichung von Lookeen im Januar 2008 ist das Unternehmen kontinuierlich gewachsen: Mit dem Erfolg Lookeens wurde dabei nicht nur das Produktspektrum der ganzen GmbH um zahlreiche Desktop und Smartphone Anwendungen reicher, sondern auch die Mannschaft hinter Lookeen größer.
Ein gewisses Übermaß an Kreativität in der Firma führt übrigens gerade dazu, dass wir quasi kontinuierlich einstellen. Neue Ideen anpacken. Alte Ideen weiterentwickeln. Akut suchen wir z.B. einen C# .Net Entwickler, der unser Team bereichern will. Mehr Informationen gibt es hier