Meist ist es nur eine Zeile, ein kleiner Schlitz, in dem man einen oder mehrere Begriffe per Tastatur eintippt und innerhalb von Sekundenbruchteilen eine Trefferliste erhält. Was am 07. September 1998 als “Google” in einer Garage begann, hat seit einiger Zeit den Weg aus dem Internet direkt auf den heimischen Rechner gefunden. Doch zu was für einen Preis? Die großen Desktop-Suchmaschinen von Google, Yahoo, Apple und Microsoft lassen sich diese Suche nämlich mit unseren persönlichen Daten teuer bezahlen.

Die aktuell hitzig geführten Diskussionen, einen besseren Datenschutz zu forcieren, bekommen im Hinblick auf die Desktop-Search eine neue Dimension. Die Desktop-Suchen sind es nämlich, die tatsächlich von Anfang an persönliche Daten und Wissen von Unternehmen auf eigenen Servern speichern. Google Desktop beispielsweise spricht explizit in den AGB, dass die Daten auf externen Servern gesichert werden. In der Praxis wird also der Index auf dem heimischen Rechner erstellt und dann an Google selbst gesendet. Ein Personalisieren findet spätestens dann statt, wenn auch das Google-Mail- und Gmail-Konto in die Indexierung einbezogen werden. Diese Möglichkeit kann der Nutzer zwar bei der Installation deaktivieren. Aber wer macht das schon in einer “Weiterklick-Generation”?
Google und Co.: Sie alle wollen unsere Daten
Aber nicht nur Google mag unsere Daten. Auch Apples Spotlight und Microsofts und Yahoos Desktop-Search sind heiß auf die persönlichen Bits und Bytes. Und wenn man dieses Speichern von Daten mal überspitzt betrachtet, handelt es sich spätestens im Unternehmensbereich, wenn also die Datensätze tatsächlich in die falschen Hände gelangen, um einen gravierenden Einschnitt in die Privatsphäre. Google und Co. wollen das natürlich verhindern. Doch wollte nicht auch die USA die Datensätze sicher wissen, die kürzlich von WikiLeaks veröffentlicht worden sind? Jetzt wissen wir mehr!
Bei den heutigen Datenskandalen darf man also auch mal den Worst Case in Betracht ziehen. Denn projiziert man diesen Worst Case nur auf die Unternehmensschiene, ist Angst nicht unangebracht. Unternehmen speichern Entwürfe, Kontendaten, Informationen zu Personal und ggf. Daten zu Prototypen – sensible Files also, die normalerweise intern geschützt werden und nicht extern auf irgendwelchen Servern in den USA gespeichert liegen müssen. Das ist einer der triftigsten Gründe, warum Unternehmen nicht auf diese Art Suchmaschine setzen.
Lookeen ist anders
Und genau jetzt wird die Zeile geschrieben, in der die Desktop-Search Lookeen erwähnt werden muss. Denn neben der bekannten E-Mail-Suchfunktion schafft es Lookeen auch als Desktop-Search zu agieren. Und man lese und staune: Der komplett erstellte Index wird nur auf dem heimischen Rechner gespeichert. Die Datensätze bleiben so bei dem Eigentümer/Besitzer und gehen nicht auf Wanderschaft auf entfernte Server von nicht transparenten Unternehmen.
Bild: Markus Henkel
Spam ist in aller Munde – und leider auch in aller Postfächer. Damit haben die unaufgeforderten Spam-E-Mails einiges gemeinsam mit Dosenfleisch.
Das klingt absurd?
Logischer wird es, wenn man sich die Herkunft des Wortes „Spam“ näher ansieht. Zwar steht das englische Wort „Spam“ für „Abfall“ – worum es sich in Wahrheit bei den unerwünschten Spam-Mails auch handelt – aber es erklärt nicht, warum ausgerechnet dieses Wort für Müll-Mails herhalten musste. „Trash“ oder „waste“ wären ebenso möglich gewesen.
Dass ausgerechnet das Wort „spam“ zum zweifelhaften Ruhm kam, geht auf einen Sketch der legendären britischen Comedy-Truppe Monty Python zurück: Die Comedians machten sich dort nämlich einen Spaß aus der Doppelbedeutung des Begriffs. „Spam“ ist nämlich nicht nur ein Wort für Müll, sondern auch der wenig schmeichelhafte Bezeichnung einer amerikanischen Dosenfleisch-Produkts ab (Spiced Ham).
In besagtem Sketch bekam der Gast eines Speiselokals ausschließlich Speisen angeboten, die das Wort „Spam“ enthielten. Absurderweise Gerichte, die das Wort gar mehrfach enthielten wie z.B. „Spam Spam Spam Spam Spam Bacon ans Span Beans Spam“.
Die kuriose Häufung des Wortes Spam im Sketch wurde zur Grundlage. Nach dem Aufkommen der ersten Müll-E-Mails wurde das verwendete Wort „Spam“ zum Begriff dessen, was heute in aller Munde ist. Und in aller Postfächer.
Um dieser unerwünschten Flut zu entgehen, greifen viele Anwender heute auf Spam-Filter zurück, die automatisch die Spam-Mails aus dem Posteingang herausfiltern. Spam-Filter sind lernende Programme, die anhand typischer Suchbegriffe, E-Mail-Adressen und Domains versuchen, unerwünschte Mails zu erkennen und auszusortieren.
Doch Spam-Filter haben ein großes Manko: Sie übersehen zahlreiche Spam-Mails, die dann dennoch den Weg ins Postfach finden. Weit schlimmer jedoch ist der umgekehrte Fall: Spam-Filter sortieren nämlich auch Mails aus, die man von Familie, Freunden, Kollegen oder Kunden erwartet.
Um dem zu entgehen, bietet Lookeen eine komfortable und sichere Lösung. Spam-Mails charakterisieren sich glücklicherweise durch immer wieder identische Schlüsselwörter.
Hier erweist sich die Suchhistorie als ein sehr nützliches Feature von Lookeen. Suchen Sie einfach nach entsprechenden Schlüsselwörtern und verbannen Sie die unerwünschten E-Mails per Drag&Drop in den Papierkorb.
Um Ihre E-Mails in Zukunft wieder zu bereinigen, rufen Sie die vergangenen Suchanfragen aus der Historie auf. Schon haben Sie wieder ein aufgeräumtes und Postfach, das frei ist von Spam.
So sind Sie sicher vor unerwünschten E-Mails – und glücklicherweise auch vor Dosenfleisch.
Dort, wo der Erfolg von Projekten von mehreren Teilnehmern abhängt, wird immer wieder deutlich, wie entscheidend redundanzfreie und hochverfügbare Informationen sind.
Unternehmen bedienen sich in dieser Angelegenheit seit vielen Jahren schon sogenannter Groupware. Groupware soll die Arbeit in Teams erleichtern und eine Projektkoordination auf zeitlicher und räumlicher Ebene ermöglichen.
Einer der bekanntesten Vertreter der Groupware-Applikationen ist der Microsoft Exchange Server.
Der Microsoft Exchange Server bietet ein breites Spektrum an Funktionen, die es ermöglichen, verschiedene Benutzer auf unterschiedlichen Systemen zusammenarbeiten zu lassen.
Die am häufigsten genutzten Features von Exchange Servern sind:
All diese Elemente werden zentral auf einem Server gespeichert und beliebig vielen Benutzern zugänglich gemacht. Dadurch sind die Daten immer aktuell und redundanzfrei.
Der Mehrwert dieser Architektur liegt auf der Hand:
Angenommen, Sie haben eine Support-Abteilung in Ihrem Unternehmen und haben für Ihre Kontaktadresse
ein Exchange Postfach eingerichtet. So können nun alle Mitarbeiter sehen, welche Mails schon beantwortet sind, welche Fälle noch offen sind und auch die geantworteten Lösungsvorschläge können eingesehen werden.
Doch der Arbeitsalltag hat sich in den vergangenen Jahren zunehmend verändert. Sei es, dass Projekte direkt beim Kunden durchgeführt werden, Unternehmen auch in kaufmännischen Bereichen immer mehr „Heimarbeit“ bewilligen oder Firmenstrukturen den ganzen Globus umspannen.
Um den Projektteilnehmern immer aktuelle und redundanzfreie Informationen zur Verfügung zu stellen, können Teilnehmer auch von außerhalb des Firmennetzwerkes über eine sogenanntes VPN (Virtual Private Network) daran teilnehmen.
Im Online-Modus arbeiten Sie innerhalb der Infrastruktur Ihres Unternehmens und gleichen Informationen Echtzeit mit Ihrem System. Wird die Verbindung zum Firmennetzwerk getrennt, schalten Ihre Exchange-Anwendungen in den Offline-Modus. Dabei wird ein Abbild Ihres Postfachs gespeichert, wodurch Sie weiterhin schnell auf Ihre Daten zugreifen können.
Diese Kopie wird dann regelmäßig über den Mailserver aktualisiert, wenn Sie online sein sollten. Wird die Verbindung wiederhergestellt, wechselt Microsoft Outlook wieder in den Online-Modus. Änderungen, die Sie durchführen, während keine Verbindung zum Server besteht, werden automatisch abgeglichen, wenn die Verbindung wieder verfügbar ist.
Global gesehen stellt das den Exchange Server vor eine Herausforderung hinsichtlich der Synchronisation der Daten. Ist der entsprechende Teilnehmer unterwegs und nur via UMTS mit seinem Mobiltelefon verbunden, so würde ein Abgleich großer Dateien zu lange gehen.
Darum bedient sich Microsoft seit Exchange Server 2003 einem sogenannten „Cached Modus“. Im Cached Modus verfügt die Exchange Anwendung über ein automatisches Online-/Offline-Management, das im Hintergrund abläuft. Dadurch soll die Verbindungslast zum Exchange Server entlastet werden indem einige Inhalte, trotz Verbindung zum Exchange Server, nicht abgeglichen werden.
In Foren und Produkt-Reviews, die sich mit Suchtools befassen, wird bei vielen Tools bemängelt, dass Exchange Postfächer nicht in allen Modi indizierbar oder durchsuchbar sind.
Für diesen Einsatzfall im Besonderen und für ein professionelles Umfeld im Allgemeinen wurde Lookeen entwickelt.
Uns von Axonic Informationssysteme war bewusst, dass die Entwicklungsgrundlage für Lookeen die Kompatibilität zu Exchange Servern ist.
Nach dem Erscheinen von Lookeen gab es durchweg positive Resonanz und zahlreiche Zusprüche. Von diesem Dialog haben alle Beteiligten profitiert.
Unternehmen haben die reibungslose Unterstützung von Exchange Servern als Grund dafür, dass sie sich für Lookeen entschieden haben.
Archive oder Postfächer, die sich auf den Exchange Servern befinden, werden einfach in den Lookeen-Optionen hinzugefügt. Durch die Lookeen Gruppenrichtlinien, über die wir in einem vorherigen Beitrag
berichtet haben, lassen sich alle Einzelheiten im Umgang mit Exchange Servern und den dazugehörigen Clients konfigurieren.
Lookeen unterstützt Exchange Server Indizierung in allen Modi. Ungleich ob Sie online oder offline sind, ob sie im Cached- oder Uncached-Modus arbeiten.
Mit Lookeen durchsuchen Sie alle Daten in wenigen Sekunden – auch auf Ihrem Exchange Server.
Bei Lookeen legen wir höchsten Wert darauf, die Installation so einfach und flexibel wie möglich zu gestalten. Was bei einer Einzelplatzinstallation kein Problem darstellt: Sie starten die setup.exe, wählen den Pfad aus und schon ist Lookeen installiert.
Beim nächsten Start von Outlook hilft Ihnen dann der Lookeen-Wizard, die gewünschten Postfächer dem Index hinzuzufügen und schon können Sie Lookeen an Ihrem Arbeitsplatz verwenden.
Und auch auf Konzernebene hilft Lookeen Ihnen gegen die stetig ansteigende Emailflut.
Bei Installationen in einer Unternehmensumgebung (egal ob 20 oder 20.000 Arbeitsplätze) ist Flexibilität ein entscheidender Faktor. Die Einführung eines elementaren Tools wie Lookeen muss hier natürlich gut durchdacht und sauber geplant sein.
Der Systemadministrator muss sich darüber klar werden, welche Netzwerkressourcen benötigt werden und welche Einstellungen bzw. Einschränkungen für welche Benutzer vorgenommen werden sollen.
Diese Einstellungen und Restriktionen steuert der Administrator mit den sogenannten „Gruppenrichtlinien“ (engl. „Group Policies“ oder „GPO´s“)
Diese sind im Unternehmensumfeld für die Integration absolut unverzichtbar.
Leider unterstützen nicht alle Programme und Tools Gruppenrichtlinien. Weshalb von der erfolgreichsten Webseite im Bereich Gruppenrichtlinien (www.gruppenrichtlinien.de) auch der TROST-Preis („Tja, Rein Optisch Schönes Tool“-Preis) ins Leben gerufen wurde: Eine „Auszeichnung“ für Programme, die nicht mit eingeschränkten Benutzerrechten funktionieren und keine GPO´s unterstützten.
Deshalb war uns von Anfang an klar: Um es möglich zu machen Lookeen unternehmensweit „auszurollen“, müssen Lookeen-Gruppenrichtlinien entwickelt werden. Dieser Aufwand ist nicht zu unterschätzen.
Ohne Gruppenrichtlinien sind Aufwand und vor allem auch die Fehlerquellen in einem Unternehmen schlicht und einfach nicht tragbar.
Die Installation selbst ist nur ein Teil der Integration (des Rollouts) in einem Unternehmen. Anschließend müssen die Arbeitsplätze mitarbeitergerecht eingerichtet werden.
Angenommen Sie haben die Software gerade hoffentlich reibungslos an 500 Arbeitsplätzen installiert. Doch damit ist die Software noch lange nicht einsatzbereit. Denn Hand aufs Herz: Wollen Sie anschließend bei 500 Mitarbeitern mit vollkommen unterschiedlichem Background und Fachwissen sicherstellen, dass die neue Software angemessen funktioniert und effizient genutzt werden kann?
Per GPOs kann der Administrator unter Anderem steuern:
Wir von Lookeen haben uns lange und ausgiebig mit der der Entwicklung von GPO´s beschäftigt. Doch die Zeit und Anstrengung hat sich gelohnt. Denn genau das macht Lookeen heute für so viele Konzerne und deren Systemadministratoren so begehrt und komfortabel in der zentralen Steuerung.
An dieser Stelle ein großes Dankeschön an unsere Kunden! Seit der Anfangsphase der GPOs wurden wir von ihnen tatkräftig mit Ideen und technischen Umsetzungen unterstützt.
Es war letztendlich einer unserer langjährigen Partner, der uns eine Administrative Vorlage (ADM-File) zur Verfügung gestellt hatte.
Bis zum heutigen Tag haben sich die Lookeen GPO´s in einer Vielzahl von Unternehmen bewährt und wurden kontinuierlich weiter entwickelt.
Seit der Version 1.3 unterstützt Lookeen das Feature der Gruppenrichtlinien – insgesamt sind mittlerweile weit mehr als 50 Einstellungsmöglichkeiten vorhanden, wie z.B. Unterdrückung des Wizards, explizite Steuerung bei unterschiedlichen Exchange Modi, Optionen einstellbar EIN/AUS, externer Indexpfad und viele mehr…
Wenn auch Sie planen Lookeen in Ihrem Unternehmen einzusetzen oder Fragen über Gruppenrichtlinien, GPO´s oder ADM-Files haben, wenden Sie sich an info@lookeen.com.
Vielen wird Lookout für Outlook noch ein Begriff sein. Das kleine Tool zählte seinerzeit zu den erfolgreichsten Add-on´s für Microsoft Outlook.
Die Benutzer von Microsoft Outlook wünschten sich schon in den ersten Versionen eine erweiterte und schnelle Suchfunktion. Public Folder sowie Exchange Postfächer sollten durchsucht werden. Nur den aktuellen Ordner zu durchsuchen ist nicht effektiv genug – stattdessen sollten wahlweise auch alle gleichzeitig durchsucht werden. Und auch bei großen Datenmengen, müssen die Suchergebnisse sofort verfügbar sein. Daher war Lookout die Lösung für tausende Kunden, die den Mehrwert einer solchen Indexsuche erkannt haben.
Lookout bediente sich hierbei der Unterstützung des bekannten Open Source Projekt Lucene. Lucene gilt als eine der besten und schnellsten Suchbibliotheken der Welt und wird von der Apache Software Foundation zur Verfügung gestellt. Mit der Unterstützung der damaligen Version Lucene 1.4 war Lookout in der Lage, ihre Such- und Vergleichsfunktionen zu stabilisieren und zu optimieren.
Microsoft Outlook um erweiterte Suchfunktionen zu bereichern, war für Lookout ein ertragreiches und erfolgreiches Geschäft. Umso nachvollziehbarer, dass Microsoft im Jahre 2003 die strategische Entscheidung traf, Lookout aufzukaufen und in das eigene Unternehmen zu integrieren. Dies wiederrum trug scheinbar einen Entwicklungsstopp und ein Ende des Supports für Lookout mit sich.
Lookout wurde für Microsoft Outlook 2003 und unter .NET Framework 1.0 entwickelt. Das hatte zur Folge, dass Lookout für eine Vielzahl der Outlook-Benutzer, mit dem Umstieg auf Microsoft Outlook 2007 wegfiel.
Zum Zeitpunkt der Veröffentlichung von Outlook 2007, entwickelte die Axonic Informationssysteme GmbH gerade das Social Networking Tool Chilibase. Chilibase zielte darauf, Verbindungen zwischen Kontaktpersonen, Emails und den Email-Inhalten zu erkennen und diese aufzubereiten, um den Workflow im Email-Umfeld zu beschleunigen.
Chilibase kam zur gleichen Zeit auf den Markt, in der auch Outlook 2007 anfing die Vorgängerversion immer mehr zu verdrängen. Für die ehemaligen Benutzer von Lookout war Chilibase eine Möglichkeit das Wegfallen von Lookout zu kompensieren. Und trotzdem hat sich in Kundengesprächen immer mehr herauskristallisiert, dass die Suchfunktion von Lookout einfach fehlte und sich Ad-hoc keine Alternative finden ließe. Das Ende von Lookout hat unfraglich eine Lücke für viele Unternehmen und private Benutzer hinterlassen.
Durch die Kunden inspiriert, startete die Axonic GmbH im Spätsommer 2007 eine entsprechende Marktforschungsanalyse. Schnell wurde zweifelsfrei klar, dass es eine Alternative für Lookout geben muss. Zu sehr haben sich die Vorteile einer schnellen, smarten und leicht zu bedienenden Indexsuche etabliert.
Dies war die Geburtsstunde von Lookeen. Bis zum heutigen Tag hat sich Lookeen über mehrere Versionen hinweg als DIE Alternative für Lookout etabliert. Wir haben versucht, Lookeen kontinuierlich den Kundenwünschen anzupassen und zu verbessern. Lookeen wird hierbei ebenfalls von den neusten Lucene Versionen unterstützt, wie sie viele Suchmaschinen im Internet oder auch Wikipedia benutzen.