Öffentliche Ordner: Freigaben leicht gemacht

Immer wieder liest und hört man von Öffentlichen Ordnern, sogenannten Public-Folders. Sie seien eine sinnvolle Alternative gegenüber den Sharepoints. Ein genauerer Blick auf diese Ordnerstruktur lohnt sich.

In Microsoft Outlook beschreiben Public-Folders Ordner, die grundsätzlich dafür im Netzwerk freigegeben worden sind, um Informationen mit anderen Nutzern zu teilen. Der Eigentümer der freigegebenen Dateien kann dabei bestimmen, welche Rechte er den jeweiligen Nutzern überträgt. Darf der User die Dateien schreiben, lesen oder beides? Natürlich kann der Ordner mit seinen Files auch übers Netzwerk jedem zugänglich gemacht, sprich freigegeben werden. Voraussetzung ist bei den Freigaben allerdings, dass alle Nutzer denselben E-Mail-Client nutzen. Public-Folders in Outlook können Kontakte, Kalender-Daten, Nachrichten selbst und andere Informationen enthalten.

Öffentliche Ordner sind einfach zu handhaben und damit für jeden selbsterklärend. Jedes Betriebssystem erkennt die einfache Datei- und Ordnerfreigabe. Das Besondere: Bestehende Strukturen können freigegeben werden, ohne viel administrativen Aufwand. Auch weil die Daten nicht erst in ein kompliziertes Konstrukt transferiert werden müssen. Das Bestehende wird einfach mit den Freigaben erweitert.

Voraussetzung für diese technische Infrastruktur ist das kostenpflichtige Groupware- und Nachrichtensystem Exchange Server. Das in Redmond beheimatete Unternehmen Microsoft hat dieses entwickelt, um etwa Unternehmen-Intranets besser zu verwalten. Über alle gängigen Netzwerke kann Exchange Server die Kommunikation im Netzwerk filtern – dabei ist der Zugriff weltweit via Internet natürlich gegeben.

Ungeübte Anwender müssen dabei nichts beachten. Die besagten freigegeben Ordner erscheinen automatisch im Client und können sofort bearbeitet werden. Da es sich meist um mehrere Public Folders handelt und diese mit vielen einzelnen Files aufwarten, ist dennoch guter Rat in Sachen Suchen und Finden teuer.

Da das Suchtool Lookeen automatisch nach der Installation in Outlook integriert ist, sind für das Add-on diese öffentlichen Ordner kein Problem. Nach der Freigabe können die Public Folders sofort indexiert werden. So kann man sehr günstig und schnell das Unternehmen vernetzen, ohne komplizierte Infrastrukturen einzuführen. So ist Lookeen in der Lage in Echtzeit auch die freigegeben Ordner auf dem neusten Stand zu halten, sprich immer zu aktualisieren, ohne dass der Nutzer es überhaupt merkt. Daten sind somit im gesamten Netzwerk für alle beteiligten Nutzer aktuell und erreichbar. Somit verstärkt sich im Unternehmen die Teamarbeit und der Datenfluss.